Cuánto cuesta automatizar una academia: la respuesta sin sorpresas

«Quiero automatizar mi academia, ¿y esto cuánto vale?» Es la primera pregunta que nos hacen y la más fácil de responder si la desglosas bien: una automatización tiene un setup (instalación), una cuota mensual (mantenimiento) y unos costes de proveedores que se pagan según uso (tokens de IA, mensajería oficial de WhatsApp). Con FluentIA, eso va desde 1.050 € de setup y 270 €/mes en un pack de captación completa, hasta módulos sueltos desde 180 €/mes, siempre base imponible (+21% IVA). En esta guía te aclaro qué incluye cada parte, qué diferencia un pack de un módulo y si la inversión se compensa.

Las 3 partes del precio (y la que casi nadie te cuenta)

Para que no te sorprendas a mitad de proyecto, esto es lo que pagas (y por qué):

1. Setup o instalación. Configuración inicial: integración con tus sistemas (CRM, WhatsApp, calendario), entrenamiento del agente con tu información y puesta en marcha. Se paga una vez.
2. Cuota mensual de mantenimiento. El sistema se mantiene, se supervisa su tono, se ajustan flujos y se revisan resultados. Incluye también alojamiento técnico en los packs.
3. Costes de proveedores (los que casi nadie desglosa). OpenAI (tokens del modelo), mensajería oficial de WhatsApp, minutos de voz. En FluentIA te los factura el proveedor directamente a precio de coste, sin margen nuestro, y varían según tu volumen real de conversaciones. Por eso no van metidos en la cuota: sería inflarte un fijo.

Regla práctica: suma setup + cuota + un estimado de proveedores, y compáralo con las horas que liberas y las matrículas que recuperas. Ese es el número que manda.

Precios reales de FluentIA (base imponible, +21% IVA)

Packs (los más habituales):

Módulos sueltos (si solo te sangra un área):

La tabla completa y actualizada está en la página de precios.

Precios de lanzamiento para los primeros clientes: al terminar la oferta, los packs pasan a 1.450 € + 390 €/mes (Admisiones), 2.200 € + 500 €/mes (Tutor) y 3.300 € + 710 €/mes (Misiones), y los módulos desde 255 €/mes. Base imponible, +21% IVA.

Pack vs módulo suelto: cuándo conviene cada uno

• Módulo suelto → cuando hay un único punto que arde (solo captación, solo tutorías…) y quieres empezar pequeño y con foco.
• Pack → cuando el problema es sistémico: captar, agendar y matricular van de la mano (Admisiones), o quieres el ecosistema completo (Misiones 360º, con un ahorro de más del 50% frente a los 9 módulos por separado).
• Regla que usamos con clientes: si hay más de dos áreas repitiéndote en esta conversación, casi siempre es pack.

Se puede ampliar o cambiar de plan más adelante sin rehacer lo ya integrado: esa flexibilidad está en el diseño de FluentIA, no es un truco comercial.

El cálculo que lo justifica (y que deberías hacer tú)

Un ejemplo honesto: una academia recibe 30 consultas/mes que hoy se quedan sin respuesta o se contestan con 2 horas de retraso. Si 2 de esas 30 se convierten en matrículas gracias a la inmediatez, el Pack Admisiones (270 €/mes) se paga con una fracción de una matrícula. La cuenta exacta la hacemos contigo en el diagnóstico con tus cifras reales — no las inventamos aquí porque cada academia es un mundo.

Las 5 preguntas que debes hacer al proveedor antes de firmar

Una automatización se vende mejor de lo que se mantiene. Antes de pagar nada, exige respuestas claras a esto:

1. ¿Qué incluye el setup exactamente? (Integraciones, entrenamiento del agente, pruebas. Pide el alcance por escrito.)
2. ¿Qué pasa si cambio de herramienta a mitad de contrato? (¿Se puede ampliar sin rehacer, o empiezas de cero?)
3. ¿Cuánto gasto estimado de proveedores tendré con MI volumen? (Es un coste variable: pide una estimación con tus números, no una media de mercado.)
4. ¿Quién revisa el agente cada mes y con qué frecuencia? (El mantenimiento no es «te lo instalo y adiós»: se supervisa, se ajusta y se mejora.)
5. ¿Cuál es el proceso de cancelación y qué me llevo? (Tus datos, tus conversaciones, tus plantillas: deben ser tuyos, siempre.)

Si un proveedor esquiva estas preguntas, corre. Esta transparencia es exactamente lo que FluentIA incluye en sus propuestas — y lo que el diagnóstico gratuito te permite comprobar antes de pagar nada.

Preguntas frecuentes

¿Los precios incluyen el IVA? No: son base imponible; se aplica el 21% de IVA, desglosado de forma transparente en la propuesta y la factura.

¿Hay permanencia mínima? La política exacta de permanencia/cancelación es un dato contractual que debe confirmar el equipo (en la web en vivo está marcado como pendiente de fijar). Pregúntanos en el diagnóstico y te lo damos por escrito.

¿Y si no veo resultados? FluentIA incluye una garantía de 30 días: si no ves una mejora medible en conversión, se sigue trabajando sin coste adicional hasta que aparezca.

¿Puedo empezar con un módulo y ampliar después? Sí, y es la vía recomendada si quieres minimizar la inversión inicial.

Conclusión: el precio es claro, lo importante es el retorno

Automatizar una academia cuesta desde 180 €/mes (módulo) o 270 €/mes (pack de captación), con un setup único e IVA aparte. La pregunta no es «¿cuánto cuesta?», sino «¿cuánto cuesta seguir sin automatizar?», y eso se responde con tus cifras, no con las mías.

Si quieres tu cuenta exacta

Déjame calcular el retorno con tus datos reales: agenda tu diagnóstico gratuito. Compara los tres packs en la página de precios y, si prefieres ir a lo concreto por área, los módulos están en servicios.

José Mª Martínez Gaspar · CEO de FluentIA Marketing

Tecnología · Automatización · Inteligencia Artificial

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